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Foire aux questions


  1. Cliquez sur Registraire, puis sur Utilisateurs dans le barre de navigation Turcwaz (la barre noire en haut de l'écran)
  2. Dans la zone Envoyez un courriel, sélectionnez le rôle voulu pour le nouvel utilisateur puis entrez le courriel de la personne que vous voulez inviter.
  3. Cette personne recevra un courriel contenant les étapes nécessaires pour accepter l'invitation. Validez avec elle qu'elle ait bien reçu le courriel et qu'elle ait bien suivi les instructions.
  1. Sur la page qui vous demande votre mot de passe, cliquez sur Besoin d'aide?
  2. Cliquez sur Je ne connais pas mon mot de passe, entrez votre adresse courriel associée à votre compte du Héraut et cliquez sur Continuer.
  3. Consultez la boite de réception de l'adresse courriel que vous venez de spécifier. Vous y trouverez un courriel provenant de no-reply@turcwaz.com contenant un lien vous menant vers la page de réinitialisation de votre mot de passe. Cliquez sur le lien.
  4. Sur la page en question, entrez votre adresse courriel associée à votre compte du Héraut puis entrez deux fois le nouveau mot de passe que vous souhaitez utiliser pour vous connecter au Héraut.
  5. Assurez-vous de noter votre nouveau mot de passe dans un endroit sécuritaire puis cliquez sur Réinitialisez.
Vous pouvez à présent utiliser votre nouveau mot de passe pour vous connecter au Héraut!


Ce sont les mêmes étapes pour changer votre mot de passe.
  • Veuillez noter que le lien pour accéder à votre site est http://VOTRE_NOM_D_ENTREPRISE.heraut.ca/fr/login. Vous pouvez toujours aussi vous rendre au heraut.ca pour vous connecter.

  • Il ne faut pas qu’un autre utilisateur soit déjà loggé dans le Héraut dans le même navigateur, sinon ça va donner une erreur interne 500. Si c’est le cas, déconnecter tout utilisateur du Héraut avant de cliquer sur le lien pour l’inscription.

  • Une fois votre inscription au Héraut effectuée, c’est avec votre nom d’utilisateur et votre mot de passe que vous aurez accès au Héraut. Votre nom d’utilisateur n’est pas nécessairement votre courriel.

  • Le courriel que vous inscrivez sera vu par et parfois envoyé à certaines personnes (animateurs, clients, etc.). Ils seront invités à vous répondre à ce courriel. Choisissez un courriel que vous êtes à l’aise de divulguer.

  • Au besoin veuillez communiquer avec la personne responsable du Héraut dans votre entreprise.
  • Assurez-vous qu'une invitation à rejoindre votre Héraut a bien été envoyée à la personne désirée. Dans la barre Turcwaz (barre noire en haut), cliquez sur Registraire. Au bas de la page, assurez-vous de voir le courriel de la personne que vous souhaitez inviter sous "Invités en attente d'une réponse".

  • Pour retrouver votre nom d'utilisateur ou votre mot de passe, rendez-vous sur heraut.ca. Cliquez sur le bouton "Se connecter" en haut à droite. Sous le bouton bleu "Connexion" vous verrez le texte "Besoin d'aide ?" Cliquez sur ce texte.

  • Suivez les différentes étapes pour retrouver votre mot de passe ou nom d'utilisateur. À noter que vous devez connaître votre nom d'utilisateur pour récupérer votre mot de passe. Un courriel vous sera envoyé à votre compte de messagerie associé au Héraut.

  • Notez que l'équipe du Héraut n'a pas accès à vos mots de passe.
  • Le courriel associé au compte est son identifiant. Il n'est pas possible de le modifier.


    C'est quoi ? Les ajustements de salaires consistent à faire des modifications au salaire d'un employer sans utiliser les informations de l'entente auquel l'employé est affecter.

    Par exemple :

    Cela permet par exemple de payer un salaire horaire pour une nombre d'heures ne correspondant pas au même nombres d'heures que l'entente ou payer du kilométrage pour un kilométrage différent que celui de l'entente.




    Est-ce que mon animateur aura conscience de ces changements ?
    Oui les ajustements de salaires sont publiques ce qui veut dire que ces modifications seront observables par l'animateurs lorsqu'il consultera son salaire.



    Comment y accéder ?
    1. Dans les options du sites sous la tabulation "ajustements de salaires"
    2. Lors de l'assignation d'un animateur a une entente
    3. Lors de l'approbation de la paie d'un animateur dans la comptabilité




    Dans la page des options (l'engrenage en haut à droite), sous Types de rôles pour les animateurs, vous pouvez désormais ajouter des rôles aux animateurs. Ils apparaîtront dans la liste déroulante correspondante dans le menu des animateurs.
    Les participants à une entente multiple peuvent avoir plusieurs statuts:

    Inscrit
  • -Compte dans le total des inscriptions.
  • - Apparaît dans les listes en tant qu'inscrit.
  • - Étapes de comptabilité possibles (saisie paiements, etc.).
  • - Apparaît dans Recevoir paiement participant.

    Essai
  • - Compte dans le total des essais.
  • - Apparaît dans les listes en tant qu'essai.
  • - Étapes de comptabilité impossible.
  • - N'apparaît pas dans Recevoir paiement participant.

    Annulation
  • - Ne compte plus dans le total des inscriptions.
  • - Dans la liste d'inscription, il apparaît en bas et rayé (barré).
  • - Étapes de comptabilité possibles.
  • - Ce statut n'affecte pas la comptabilité (question de suivi de paiement encaissé, etc.).
  • Pour une annulation de paiement participant, allez dans la Comptabilité. Les étapes à compléter dépendent de l'étape à laquelle le paiement était rendu.

    Si le paiement est déjà encaissé:
  • Trouver le paiement dans "Effets déposés" ou directement dans "Dépôts".
  • Cliquer sur le bouton rouge "Invalider le paiement". (À savoir que cela ramène le paiement dans "Recevoir un paiement participant", car dans le cas d'un chèque sans fond, cela permet le suivi du compte à recevoir.)
  • Afin que le paiement à recevoir n'apparaisse plus, allez dans l'entente et mettez le "Prix" à 0$ ou effacez cette inscription au complet.

    Si le paiement n'est pas encore encaissé, annulez le paiement directement dans l'onglet "associer des paiements à des dépôts" et faites les étapes 2 et plus. Si aucun montant n'a été reçu pour le participant, aller dans l'entente et modifier le montant à recevoir à 0$.

    Si un montant partiel a été reçu pour le participant, aller dans l'entente, inscrire le même joueur à nouveau avec le montant de la balance en négatif. Ex: Bob a payé 40$ sur 80$. Inscrivez Bob à nouveau avec -40$ pour faire disparaître Bob de la liste de recevoir paiement participants.

    À noter que changer le statut des joueurs pour "annulation" ne va pas affecter la comptabilité. Voir le FAQ à ce sujet pour voir l'impact des statuts de joueurs (inscrit, essai, annulation).
  • Il faut vérifier que les données d'une page sont correctes avant de cliquer sur 'Retour à l'entente'

    Il faut éviter d'ouvrir plusieurs fois la même page en même temps, parce que le bouton 'Retour à l'entente' enregistre les données de la page. Si une page est ouverte avant que les données soient entrées et que le bouton retour à l'entente de cette page est cliqué après que les données soit entrées dans une autre page, la 'mauvaise' page va être enregistrée et va écraser les données précédemment entrées.

    Exemple : J'ouvre deux onglets d'assignation des salaires des animateurs. J'entre les salaires des animateurs puis je clique sur "retour à l'écran d'entente". Les salaires se sont bien enregistrés. Dans l'autre onglet, ou les salaires n'ont pas été inscrits, je clique aussi sur "retour à l'écran d'entente". Comme les salaires n'étaient pas inscrits sur cette page, ils seront effacés.
    Parfois une entente ou une soumission a besoin d'une référence plus claire que le nom du client ou du lieu. Par exemple, si le lieu est le Palais des Congrès et que le client est la firme de publicité LG3, ce n'est pas clair que l'événement est le Comicon.
    Le nom de l'entente ou de la soumission est un outil de désambiguïsation.
    Le nom de l'entente ou de la soumission se retrouve dans les ententes et les soumissions ainsi que les listes de celles-ci. C'est également possible de rechercher par cette valeur.
    À NOTER: Le nom n'est actuellement (2 nov 2017) pas présent dans toute la section de la comptabilité.

    Lorsque vous utilisez le transfert d'inscriptions vous devez :
    • Sélectionner les personnes inscrites que vous souhaitez transférer en cliquant dessus.
    • Vous assurer que l'entente vers laquelle vous souhaitez transférer les inscrits existe.
    • Vous assurer que le type d'entente est le même que celui vers laquelle l'inscription est transférée.
    • Vous assurer que le client de l'entente est le même que celui vers lequel l'inscription est transférée.
    • Vous assurer que l'inscrit ne se trouve pas déjà dans l'entente vers laquelle il doit être transféré.

    À savoir sur le transfert d'inscription:
    • Les paiements saisis suivent les participants.
    • La comptabilité associe ce jeune au nouveau numéro d'entente.

    Pour ceux qui ont accès aux ententes et aux soumissions, il existe différents types de commentaires :

    • Comm.gestion entente : Permet de laisser un commentaire qui ne sera lisible que pour ceux qui ont accès à l'entente ou à la soumission. Exemple: Demander un animateur spécifique ou préciser une rémunération par commission.

    • Commentaires pour toutes les animations de l'entente : Commentaire qui sera visible pour tous les animateurs assignés à l'entente et dans toutes les animations de l'entente. Un bon endroit pour préciser des éléments concernant l'animation. Ce commentaire apparaîtra uniquement pour cette entente. Exemple: Attention, élèves avec X particularité.

    • Commentaires sur le client : Commentaire qui sera visible pour tous les animateurs assignés à l'entente et dans toutes les animations de l'entente. Pratique pour donner des informations spécifiques au sujet du client. Ce commentaire apparaîtra pour toute entente créée avec ce client. Exemple: Stationnement difficile.

    • Commentaires pour l'animateur : Ce commentaire est spécifique à l'animateur et à l'animation. En cas d'ententes à animations multiples, il y a un commentaire par assignation. Exemple: N'oublie pas d'imprimer la liste de présences.

    Pour les animateurs : L'animateur peut laisser un commentaire qui sera associé à une animation et à lui-même. Les utilisateurs ayant accès à l'entente pourront voir ce commentaire. Exemple: Les animateurs peuvent y inscrire le nombre de participants réels.
    Attention : Seuls les PDF explicitement demandés a l'équipe du Héraut peuvent profiter de l'option "langue".


    Si tel est votre cas, le texte changera automatiquement de langue dans le PDF pour toutes les informations qui n'ont pas été fournies par les options du Héraut.
    Exemple :
    • Il faut changer manuellement les saisons afin qu'elles soient en anglais.
    • Il faut changer le nom du client manuellement selon la langue employée.
      • Ex: École Sacré-Cœur pourrait être renommée Sacré-Cœur Elementary School pour cette entente.

    Cette fonctionnalité est uniquement disponible pour les ententes uniques.

    Un seul groupe
    • Liste toutes les animations telles que vues dans le menu des animations.

    Groupes simultanés
    • Créé un tableau...
    • Les lignes sont divisées par plage d'heure.
    • Les colonnes sont divisées par groupes.
    • Le champ "Remarques" est placé dans la cellule du tableau correspondant à la plage horaire et au groupe.
    • Permet une visualisation rapide dans les cas où ils y aurait plusieurs animateurs assignés à plusieurs activités.
    Chaque activité possède sa propre liste de type de service rendu.

    Si aucune liste de type de service vendu n'est associée à cette activité alors cette activité utilisera les types de services vendus généraux définies dans la page option. (Options - Icone d'engrenage à la droite du menu de navigation)

    Si aucune activité n'est sélectionnée alors les types de services vendus seront ceux "généraux" définie dans la page option (Options -Icone d'engrenage à la droite du menu de navigation).


    Afin de définir les types de services d'une activité suivre les étapes suivantes :

    1. Naviguer vers : ( Options - Icone d'engrenage à la droite du menu de navigation)
    2. Cliquez sur les sous menue "Activités"
    3. Entrez toutes les activités désirées.
    4. Rafraîchir la page option en cliquant sur le bouton "rafraîchir" en haut du menu est options.
    5. Un champ "types de services" apparaîtra pour chaque activité entrée. Vous pouvez maintenant remplir ces champs qui serviront de types de services pour vos activités.

    Dans la liste des ententes, la 2 colonne contient le statuts de la comptabilité. C'est à dire le statut de cette entente dans la comptabilité. Les trois différents statuts sont identifiés par des pastilles de couleurs.

    • Pastille rouge : pas envoyée à la comptabilité
    • Pastille jaune : envoyée à la comptabilité
    • Pastille verte : payée en totalité
    Il est possible de filtrer les ententes par ces statuts.


    À savoir:

    Si vous faites des ententes à 0$, exemple pour de la promotion, et que vous souhaitez qu'elle n'apparaissent pas dans les ententes "pas envoyées à la comptabilité", vous pouvez simplement cliquer sur le bouton "Envoyer la facture". Celle-ci n’apparaîtra pas dans les comptes à recevoir, puisqu'il n'y a pas de montant à recevoir, mais elle apparaîtra dorénavant avec une pastille verte (payée en totalité).


    C'est quoi ? Un modèle de salaire correspond à un ensemble de valeur à ajouter pour modifier le salaire d'un animateur. Les modifications disponibles sont au nombre de quatre :
    1. Le salaire horaire
    2. Le forfait
    3. Le bonus par km
    4. Le bonus de déplacement

    Par la suite il faut donner un nom au modèle du salaire.
    Voici quelque exemples :


    • Salaire de responsable : 15 $/h / 0 $ forfait / 3 $ du km / 0 $ forfait de déplacement
    • Longue distance : 0 $/h / 0 $ forfait / 1 $ du km / 50 $ forfait de déplacement
    • Bonus jours férié : 5 $/h / 25 $ forfait / 0 $ du km / 0 $ forfait de déplacement
    Donc un animateur bénéficiant des trois modèles gagnerait :
    20 $/h , 25 $ forfait , 4 $ du km , 50 $ par forfait pour le déplacement.



    Comment en créer ?
    Il suffit d'en ajouter dans options->modèles de salaires.
    Chaque ligne du tableau correspond a un modèle de salaire.



    Comment les affecter aux animateurs ?
    Deux méthodes sont disponible pour assigner un modèle de salaire à un animateur.
    1. Il est possible de donner un modèle de salaire par défaut à un animateur en lui affectant ce dernier au travers des détails de l'animateurs dans : (Répertoire->animateurs->voir détails)
    2. Le détail du salaire lors de l'affection des animateurs permet d'affecter des modèles de salaires pour une animation en particulier. Ces derniers ne seront pas observables par l'animateur seulement son salaire total lui sera afficher. De plus , une fois les modèles de salaire inscrit pour un animateur la modification des modèles de salaire dans la page option ne modifiera pas son salaire.
    Le Héraut gère les animations uniques sur une journée, sur une seule date. Cependant, il peut arriver que vous ayez une animation qui dépasse minuit et se poursuit aux premières heures du lendemain.

    Faire une animation multiple, une animation pour le jour 1 et une animation pour le jour 2, n'est probablement pas la solution recherchée.

    Inscrivez plutôt une période d'animation qui termine maximum à 23:59 et commencez une période d'animation suivante à 00:00. Clients et animateur comprendront que c'est la poursuite de la même place horaire. Cette méthode de faire vous permettra d'avoir un bon calcul du nombre d'heures d'animation (à une minute près!).
    Dans la définition de l'entente, sous "Lieu de l'animation", vous pouvez choisir entre un lieu personnalisé ou l'option "Même que l'adresse du client".
    • Si vous avez choisi un lieu personnalisé, la distance par défaut sera prise depuis le champ "Distance (Km)" du formulaire de création de ce lieu.
    • Si vous avez choisi l'option "Même que l'adresse du client", la distance par défaut sera prise depuis le champ "Distance par défaut (km)" du formulaire du client de l'entente.
    Vous pouvez dupliquer les informations d'une assignation dans le menu des animateurs en cliquant sur les trois petits points puis sur Ajouter un animateur similaire.

    1. Cela ouvrira une boîte de dialogue qui vous permettra de rechercher un animateur.
    2. Après avoir sélectionné un animateur dans la recherche, toutes les informations de l'animateur dupliqué, sauf le nom, seront affectées à l'animateur ajouté.
    3. L'animateur sera ajouté à la même date d'animation que l'animateur dupliqué dans le cas des ententes multiples.
    Il permet de visualiser rapidement les revenus de l'entente.

    Ce sont des estimés. Les taxes ne sont pas incluses. Les montants liés aux inscriptions, par exemple, prennent en compte le montant attendu, pas le montant reçu. Les pourboires ne sont pas inclus.

    Il n'y a pas de fonctionnalité pour annuler une entente.


    C'est entre autre afin d'éviter des risques de perte de données sensibles liés à d'autres parties du site (revenus, salaires payés, etc.) puisque ce serait irréversible. C'est entre autre aussi pour éviter des erreurs possibles.


    Cependant, vous pouvez réutiliser une entente.
    Simplement vous faire une liste d'entente "à réutiliser" et utiliser celles-ci au lieu d'en créer une nouvelle.


    Encore là, certaines étapes ne doivent pas avoir eu lieu dans l'entente réutilisée (payer des animateurs, envoyer des montants à la comptabilité).

    Les questions plus bas de la foire aux questions concernent le calendrier.
    Les couleurs représentent l'une des six possibilités d’événements qui peuvent apparaître soit :
    1. Entente unique
    2. Entente multiple
    3. Entente de produit
    4. Soumission unique
    5. Soumission multiple
    6. Soumission de produit

    Ces couleurs peuvent être consultés et modifiées au travers de la page: (Options->Calendrier).
    Le calendrier affiche plusieurs informations sur une entente en fonction de leur résumé de nom.

    Exemple : Un animateur n’apparaît pas au calendrier. Pour modifier son résumé de nom, il faut se rendre dans Contacts/Gestion des animateurs puis de cliquer sur le bouton "Voir détail". Il suffit alors d'entrer le nom ou les initiales de l'animateur dans le champ "Résumé nom", puis d'enregistrer en cliquant sur le bouton à cet effet.


    Pour qu'une entente apparaisse au calendrier, l'entente doit avec une date et une heure de début.
    Pour chaque journée, le calendrier fait le total des animateurs assignés et le total des animateurs requis pour chaque entente affichée.
    Si les données concernant le nombre d'animateurs requis sont manquantes ou incomplètes, le résultat peut sembler incohérent ou même faussement bon.
    Si vous utilisez la fonctionnalité de Total pour vérifier si le nombre d'animateurs assigné est suffisant, il est important de vous assurer que les donnés sont justes et que les animateurs qui ont refusé sont retirés, car ceux-ci comptent dans le total.
    Comment y accéder?

    Cette option peut être accédée dans le menu déroulant sous l'onglet calendrier ou
    lors de la consultation d'une semaine dans la page calendrier .

    Comment générer un pdf?

    Lorsque vous arrivez sur la page d'exportation du calendrier il suffit de sélectionner les filtres désirés tels que :

  • La date de début,
  • La date de fin,
  • Les représentants souhaités,
  • Les lieux clés souhaités.
    Par la suite appuyer sur le bouton Exporter qui vous fournira une liste représentant le calendrier sous format pdf.

    Quels filtres sont utilisés par défaut?

    Aucun si vous parvenez à la page d'exportation par le menu déroulant.
    Dans le cas où vous utilisiez l'exportation du calendrier par la page Calendrier. Les filtres actifs sur cette page se transféreront vers
    la page d'exportation du calendrier.

    Comment changer l'ordre des colonnes du pdf d'exportation du calendrier?

    1- Aller dans Ententes->options
    2- Dérouler la page jusqu'à l'option "Ordre des colonnes lorsque l'on exporte le calendrier"
    3- Entrer l'ordre des colonnes désiré tel que : 1 pour la première, 2 pour la seconde , etc...
    4- Laisser vides les colonnes dont vous ne souhaitez pas qu'elles apparaissent dans le pdf.

  • Quand vous sélectionnez une date, le calendrier filtre par les représentants sélectionnés. Si vous voulez d'abord vous rendre à une date et puis sélectionner les représentants, commencez par décocher tous les représentants, sélectionnez la date et puis sélectionnez les représentants voulus et cliquez sur "Filtrer".
    Cliquez sur "Escape"! lorsque vous cliquer sur le calendrier, il peut arriver qu'un choix de date qui apparaît devant et bloque la vue et les boutons du calendrier. Ce choix de date vient de votre navigateur. Ce dernier tente de vous sauver du temps en vous proposant des dates que vous avez déjà remplis. Comme cet élément vient du navigateur, le Héraut gère pas son apparition ou pas. ---Solution--- Quand le choix de date apparaît lorsque vous cliquez sur le calendrier, cliquez sur "Escape" (ESC) pour faire disparaître le choix de date et vous laisser accéder au calendrier.
    Vous pouvez modifier l'affichage du calendrier depuis les options de ce dernier dans la page d'options.


    *ATTENTION : L'évènement commencera toujours avec l'heure de début.
    **Attention : Les événements sans heure de début, heure de fin ou date ne seront pas affichées au calendrier.


    N.b : Les tags sont remplacés par les résumés de nom lorsque possible.

    Les options par défaut doivent être entrer dans "source" soit , la dernière option de l'éditeur de texte.


    Multiple - Général

    - [[H_FIN]] [[NO_SCEANCE]] / [[NB_SCEANCE]] [[REP]]
    [[SERVICE]] ins:[[INSCRIPTIONS]] [[LIEU]]
    [[ANIMATEURS]]

    Unique - Général

    - [[H_FIN]] [[REP]]
    [[SERVICE]] Total:[[PART_TOTAL]] [[LIEU]]
    [[ANIMATEURS]]

    Produit - Général

    - [[H_FIN]] [[REP]]
    [[SERVICE]] [[LIEU]]

    Multiple - Animateur

    - [[H_FIN]] [[NO_SCEANCE]] / [[NB_SCEANCE]] [[REP]]
    [[SERVICE]] ins:[[INSCRIPTIONS]] [[LIEU]]
    [[ANIMATEURS]]

    Unique - Animateur

    - [[H_FIN]] [[REP]]
    [[SERVICE]] Total:[[PART_TOTAL]] [[LIEU]]
    [[ANIMATEURS]]

    Produit - Animateur

    - [[H_FIN]] [[REP]]
    [[SERVICE]] [[LIEU]]

    • Le calendrier public, si l'option de partage est activée, sera accessible par tous ceux qui ont le lien, sans avoir besoin de compte sur votre site du Héraut.
    • Pour modifier l'option de partage, aller dans l'onglet calendrier de la page options.
    • Le format du calendrier public est le même que le calendrier des événements.
    • Il n'est pas possible de filtrer le calendrier public.
    • Il n'est pas possible de naviguer vers une date spécifique dans la page du calendrier public.
    Vous pouvez appuyer sur n'importe quel bouton dans une entente possédant l'icône de courriel ou utiliser l’onglet "Courriel" du Héraut.


    Attention :
    • Vous devez posséder le module courriel. Si vous ne le possédez et souhaitez utiliser cette fonctionnalité, contacter l’équipe du héraut.
    • Certains envois associés à des pièces jointes (confirmation de réservation, facture, etc.) requièrent que vous ayez associé un contact aux "Personnes à contacter pour les actions suivantes" dans la fiche client.
    Les courriels enregistrés sont ceux qui sont planifiés pour être envoyés ultérieurement.


    Si vous avez envoyé le courriel immédiatement après l’avoir créé, il ne sera pas enregistré dans la base de données du Héraut.

    La section récurrence vous permet de planifier l’envoi de courriels pour une ou des dates ultérieures. Trois modes sont disponibles :

    1. Le mode “Une seule fois” permet de sélectionner une date. Cette date sera celle à laquelle le courriel sera envoyé.
    2. Le mode “À la semaine” permet de sélectionner les jours de la semaine à laquelle vous souhaitez envoyer le courriel. Il vous faudra aussi sélectionner la fin de cette récurrence. Votre courriel sera ainsi envoyé chaque semaine lors des jours sélectionnés jusqu'à la date de fin que vous aurez déterminée.
    3. Le mode “Au mois” permet de déterminer le jour du mois auquel le courriel sera envoyé chaque mois d’ici la fin de la récurrence. Cette fin est déterminée par l’option date de fin. Lorsque tous les envois courriel auront été effectués, ce dernier sera supprimé de la base de données du Héraut.

    Seulement certains fichiers peuvent être envoyés par le Héraut, c'est-à-dire ceux qui sont générés par le Héraut (Ex.: confirmation de réservation, facture, etc.).

    Pour les envoyer, il faut appuyer sur l’icône d’enveloppe à droite du bouton pour générer le PDF. Attention : le PDF sera généré au moment de l’envoi et non au moment ou vous aurez planifié l’envoi.

    Vos destinataires recevront les courriels de:
    [[Votre nom public]] - Ne pas répondre <no-reply@heraut.ca>

    Exemple:
    LeSuperJeu - Ne pas répondre <no-reply@heraut.ca>

    Notez aussi que peu importe à qui vous envoyez le courriel, il vous sera envoyé. Vous recevrez une copie à l'adresse que vous avez entrée lorsque vous avez créé votre compte sur le héraut.

    • Demandez d'abord au récipiendaire du courriel de vérifier qu'il n'est pas dans les courriers indésirables.
    • Assurez-vous d'avoir la bonne adresse courriel enregistrée. (Ex.: Pour les animateurs)
    • Dans les cas des envois de courriels aux parents, un courriel mal écrit, tel que monnom_hotmail.com fera échouer l'envoi du courriel.
    • Les courriels invalides n'afficheront pas de messages d'erreurs lors de l'envoi. Soyez diligent dans l'inscription des courriels au système.
    Si un animateur refuse une assignation, un courriel sera envoyé à l'utilisateur de création de l'entente.
    Cette action a souvent lieu lorsqu'un chèque, remis pour la participation d'un jeune à une parascolaire, se révèle sans fond. Vous devez aller trouver le paiement en question et l'invalider.
    Le paiement est alors identifié comme invalidé. Le nom de la personne ayant posé l'action et la date sont également inscrits.

    Voici les incidences au Héraut d'invalider un paiement participant:
  • - Un paiement invalidé retourne une étape en arrière, à la réception paiement joueur. Vous pourrez ainsi faire le suivi du fait que vous avez toujours un montant à recevoir pour ce participant.
  • - Dans l'entente, un montant à recevoir est remis pour ce joueur et le total des revenus de cette entente est modifié.
  • - Le rapport des ventes est modifié et ne comprendra plus le montant reçu pour ce joueur (puisqu'il a été invalidé).

    En résumé, si quelqu'un vous a fait un chèque sans fond, vous annulez le paiement et vous reprenez les étapes de suivis antérieures.
  • Il y a plusieurs raisons possibles:
    1. Le rapport des ventes cherche le nom du client dans l'entente associée. S'il n'y a pas de client associé à l'entente, le rapport des ventes ne pourra pas s'afficher.
    2. Vous n'avez pas sélectionné de filtres.
    Certaines données ne changeront pas même si l'entente est modifiée.
    Le lieu ainsi que les revenus associés à l'entente ne seront pas modifiés dans le rapport des ventes une fois que l'entente a été envoyée à la comptabilité.
    Cependant, les dépenses, comme le salaire des animateurs, sont liées aux données de l'entente.

    Voici le fonctionnement de l'inscription d'un participant aux reçus d'impôts:
    • Lorsque vous ajoutez un participant à une entente, une entrée est créée dans Paiement participant à recevoir.
    • Les données de cette entrée sont copiées dans les reçus d'impôts
    Donc si le nom d'un participant a été entré avec une coquille, il n'est pas possible de modifier le reçu d’impôt en modifiant le participant.

    La meilleure chose à faire est d'être vigilant à la saisie du nom.


    Au besoin, vous pouvez créer une nouvelle inscription avec le nom du jeune bien écrit afin de pouvoir générer un reçu d'impôt.


    Pour l'envoi des reçus d'impôts, vous devez filtrer les données la dernière année terminée et puis cliquer sur "Envoyer tous les reçus de 20XX non envoyés".
    D'abord pour activer l'option, rendez-vous dans la barre noire supérieure et cliquez sur "Site", puis "Commerce".
    Plus bas dans la page, vous trouverez l'option "Pourboire". Vous pouvez l’activer ou la désactiver avec "Oui" ou "Non".
    Ensuite, dans toutes les ententes Facturer client, dans "Modifier la facturation" vous trouverez l'option "Pourboire".
    Vous avez l'option, par le choix déroulant, d'appliquer un montant fixe "$" ou un pourcentage "%".
    À noter que le pourcentage est calculé sur le montant avant les taxes.



    Pourquoi le montant de pourboire n’apparaît pas dans mes paiements à recevoir?
    • Pour ne pas que le montant du pourboire apparaisse au rapport des ventes.



    Même si le nom d'un participant est modifié après son inscription dans une entente, le nom enregistré en comptabilité est celui de son inscription initiale.
    Il est donc très important de s'assurer de la validité des données lors de l'inscription des participants.

    Voici les incidences dans le Héraut de recevoir un montant supérieur à celui facturé:
    • Une fois que vous avez envoyé la facture à la comptabilité, elle apparaîtra (pour notre exemple) dans "Recevoir un paiement client (facture)".
    • Si vous recevez un montant égal ou supérieur au montant attendu, la facture disparaîtra de la liste dans "Recevoir un paiement client (facture)".
    • Vous trouverez le montant reçu dans "Associer des paiements à des dépôts".
    • Dans le rapport des ventes, vous verrez que pour cette entente vous avez une balance. La balance est négative. C'est un montant trop perçu pour cette entente.

    À noter que puisqu'il reste un balance, la pastille de couleur identifiant le statut de comptabilité restera jaune.

    La page des options de commerce (Barre Turcwaz, onglet Site) contient deux options reliées aux taxes :


    • Permettre de désactiver les taxes : Cette option fait apparaître, dans chaque entente, une case à cocher qui permet de désactiver les taxes pour l'entente en question.
    • Désactiver les taxes par défaut : Cochez pour désactiver les taxes par défaut pour toutes les ententes au moment de leur création. Cette option est seulement disponible quand l'option Permettre de désactiver les taxes est cochée. Il est toujours possible d'aller réactiver les taxes pour chaque entente individuelle.

    Une entente qui a ses taxes désactivées ne va pas ajouter de taxes sur la ou les facture(s).

    Voici une manière de faire:
    • Créez une note en bas de page qui statue vos politiques de dépôt. Exemple: 50%.
    • Ajouter cette note aux documents pdfs (Menu général -> Menu facturation -> Notes en bas de page).
    • Envoyez la facture au client. (Menu général -> Facture PDF)
    • Envoyez la facture à la comptabilité. (Menu général -> Statut facture -> Envoyer la facture)
    • Inscrivez la réception du montant partiel (le dépôt) dans la comptabilité.
    • Une que fois l'événement a eu lieu, ou selon vos politiques de paiement, vous pouvez émettre un état de compte à deux endroits:
      1. Menu général -> État de compte PDF
      2. Comptabilité -> Recevoir paiement client -> État de compte PDF
    • L'état de compte indiquera le montant payé (exemple 50%) et quel est la balance à payer.

    Attention: Si le montant à facturer change entre la première facture (qui était une demande de dépôt) et le jour de l'événement, vous devez inscrire les modifications à l'entente et renvoyer la facture (maintenant modifiée) à la comptabilité.
    Le champ de navigation vers un numéro d'entente fonctionne avec deux formats différents :

    1. Préfixe + nombre : Si le texte entré commence par la lettre E ou S suivie d'un nombre, la navigation se fera vers l'entente ou la soumission correspondant au nombre.
    2. Nombre : Si le texte entré ne contient qu'un nombre, la navigation se fera par défaut vers l'entente correspondante.
    Ce qu'il faut savoir sur la fonction Télécharger en .CSV:

    .CSV signifie "Comma-separated values" qui se traduit librement par des valeurs séparés par des virgules ou plus précisément des données tabulaires sous forme de valeurs séparées par des virgules.

    Le fonction Télécharger en .CSV se retrouve dans le Héraut à différents endroits:
  • Dans les ententes - Exporter les courriels (.CSV)
  • Liste de diffusion promo - Exporter les courriels (.CSV)
  • Rapports des ventes - Télécharger (.CSV) Cette liste est non exhaustive.

    Comment utiliser la fonction Télécharger en .CSV?:
  • Cliquez sur le bouton (Exporter ou télécharger en .CSV), télécharger un dossier .csv.
  • Récupérez ce dossier, habituellement en cliquant dessus au bas de votre navigateur. Sinon retrouvez-le dans les téléchargements de votre navigateur.
  • Ouvrez le dossier. Pour cet exemple, j'utiliserai les fonctions d'Excel.
  • Sélectionnez la colonne A en entier (cliquez sur le "A" de la colonne).
  • Sélectionnez l'onglet Données.
  • Sélectionnez l'option Convertir.
  • Sélectionnez Délimité, puis Suivant
  • Sélectionnez Virgule, puis Suivant
  • Sélectionnez Standard, puis Terminer

    Les données seront maintenant sous les bons intitulés de colonnes.

    Attention: S'il y a des virgules dans vos données (ex: nom de l'école, commission scolaire), cela décalera vos données. Un peu de vérification manuelle peut être nécessaire.
  • Cette fonctionnalité télécharge une version CSV de la liste des présences. Les informations suivantes y sont inscrites:
    • Nombre d'inscriptions
    • Le type d’activité.
    • Le premier jour (lundi, mardi, etc.) d'animation. Ne prend en compte que la première animation.
    • L’heure de début et de fin de l'animation. Ne prend en compte que la première animation.
    • Le niveau (peut indiquer le groupe repère).
    • Le prénom du participant.
    • Le nom du participant.
    • La méthode de départ du participant (SDG, Marche, Parent).
    • L’âge du participant.
    • L’année scolaire du participant.
    • Une colonne par date d’activité, permettant la prise des présences.
    • Téléphone 1 et 2.
    • Parent 1.
    • Conditions particulières du participant (allergies, autres…).
    • Non vidéo photo.
    Lors de la modification de l'horaire de la journée à laquelle un animateur avec un horaire personnalisé est assigné, le nouvel horaire remplace l'horaire de l'animateur, et il faut donc aller modifier de nouveau l'horaire de cet animateur si on souhaite que celui-ci soit différent du nouvel horaire de l'animation.

    À noter aussi que si vous assignez une animateur similaire à cette entente, si l'animateur à partir duquel vous effectuez cette option a un horaire personnalisé, cet horaire ne sera pas reproduit pour l'animateur similaire. Ce sera l'horaire de l'entente.
    Définition : Les lieux clés sont des lieux que l'on considère comme importants. C'est-à-dire qu'il y aura une gestion particulière reliée à ces derniers.
    Ce sont des lieux qui serviront de référence dans l'application. Il sera par exemple possible de filtrer au sein du calendrier par ces lieux clés.

    Comment définir un lieu clé : Simplement en cochant la case "lieu clé" lors de la création ou de la modification d'un lieu.

    À quoi servent-ils ? En ce moment ils permettent de filtrer dans le calendrier les événements se produisant uniquement dans le lieu clé donné.

    À savoir:
    • Les lieux clés apparaissent en tant que lieu dans tous les clients.
    • Il n'est pas possible d'effacer un lieu clé à partir d'une soumission ou d'une entente.
    Il suffit de s'assurer que le numéro de téléphone cellulaire ou de maison de l'animateur soit bien inscrit dans ses informations et que celui-ci soit valide. Il sera alors affiché aux autres animateurs partageant une animation avec lui.
    Le Héraut est optimisé pour Google Chrome.

    Certaines fonctionnalités peuvent ne pas fonctionner si vous n'utilisez pas ce navigateur.

    Les noms de fichiers sont générer contextuellement avec l'entente auxquels ils sont relier. Voilà à quoi vous pouvez vous attendre :
    • Confirmation de réservation - nom entreprise ou type d'activité - nom client - date
    • Liste d'essai gratuit - nom entreprise ou type d'activité - nom client - saison - année
    • Liste des présences - nom entreprise ou type d'activité - nom client - saison - année
    • Liste des essais gratuits - nom entreprise ou type d'activité - nom client - saison - année
    • Fiche d'inscription - nom entreprise ou type d'activité - nom client - saison - année
    • Liste de diffusion - nom entreprise ou type d'activité - date
    • Liste des courriels - nom client- numéro de l'entente
    • Rapport des ventes - nom client - date
    • État de compte - nom entreprise ou type d'activité - nom client - no facture
    • Facture - nom entreprise - nom client - no facture
    • Bon de livraison - nom entreprise ou type d'activité - nom client- date
    • Soumission - nom entreprise ou type d'activité - nom client - date
    • Reçu d'impot - nom entreprise ou type d'activité - nom enfant - saison - année

    Pour choisir si le nom de l'entreprise ou le type d'activité sera choisie il faut cocher l'option nommer "Cocher pour que le nom des fichiers par défauts prennent le nom du TYPE D'ACTIVITÉ au lieu du NOM DE L'ENTREPRISE lorsque applicable." Dans Options->Général.



    Par mesure de sécurité, vous ne pourrez plus supprimer certaines options ("Types de services vendus" et "Produits à vendre"). Vous devrez plutôt activer et désactiver ces options.

    Elles seront déplacées dans la liste des options inactives en cliquant sur "-", et dans la liste des options actives en cliquant sur "+".

    Les options inactives n’apparaîtront plus dans les liste déroulantes correspondantes sur le site, mais continueront d'être affichées partout ailleurs.


    Vous pouvez ajouter des lignes vides, mais ne pouvez pas modifier une ligne pour qu'elle soit vide. Cela prévient certaines erreurs d'utilisations, par exemple effacer une option et ne plus pouvoir la reconnaître parmi les lignes vides.

    ATTENTION : EN AJOUTANT UNE OPTION, IL DEVIENT IMPOSSIBLE DE LA SUPPRIMER. MODIFIER UN ÉLÉMENT LE MODIFIERA DANS TOUTES LES ENTENTES.