Possible bug dans la vue des animateurs. Le jour de la semaine vu peut être différent que celui dans l'assignation. Les données dans l'assignation sont les mêmes que dans l'entente.


Guide de l'utilisateur

  1. Qu'est-ce que le Héraut?
  2. Création d'une entente
    1. La différence entre entente et soumission
    2. La définition de l'entente
      1. Assigner un représentant
        1. Rendre un représentant inactif
      2. Assigner un client
        1. Création d'un client
        2. Informations générales
        3. Mettre à jour la fiche du client
        4. Distance par défaut
        5. Contacts
          1. Lieux
          2. Voir les ententes liées à un client
          3. Apparition du client au calendrier
        6. Ententes multiples/uniques/vente de produits
        7. Ententes facturer client/facturer participant
        8. Type d'activité
        9. Type de service vendu
        10. Langue
        11. Status conditionnel
        12. Commentaires
        13. Lieu de l'animation
      3. Assigner des animateurs
        1. Création d'un animateur
        2. État
        3. Rôle
        4. Km
        5. Horaire personnalisé
        6. Détails du salaire
        7. Commentaires
        8. Ajouter cet animateur aux assignations ultérieures
      4. Les animations
        1. Le planificateur
        2. Supprimer une date d'animation
        3. Méthode de promotion / méthode de distribution
      5. Rechercher une entente
      6. Animations non approuvées
        1. Voir les animations
        2. Assigner seulement
        3. Assigner+courriel
      7. Modèles d'entente
      8. Inscriptions
        1. Ajouter une inscription
        2. Statut d'une inscription
        3. Fiche d'inscription
        4. Gestion des inscriptions
        5. Importation de participants en CSV
        6. Inscriptions en ligne
          1. Statut
          2. Bouton de changement de statut
          3. Date de début et de fin
          4. Parcours parent
      9. Facturation
        1. Montants de facturation
          1. Les ajustements
          2. Les taxes
          3. Le pourboire
        2. Notes en bas de page
        3. Modifier la date de facturation
      10. Envoyer à la comptabilité / Appliquer les modifications à la comptabilité
      11. Communication
        1. Enregistrer une communication
        2. Rappel de début de session
        3. Indiquer les modifications des participants dans un courriel
        4. Avis de déplacement d'une date d'activité
      12. Calcul de rentabilité
      13. Produits
      14. Ventes
      15. Pièces jointes
      16. Menu documents
      17. Historique de l'entente
    3. Calendrier
      1. Naviguer dans le temps
      2. Exporter le calendrier
      3. Calendrier publique
    4. Comptabilité
      1. Recevoir un paiement client
      2. Recevoir un paiement participant
      3. Associer des paiements à des dépôts
      4. Dépôts
      5. Effets déposés
      6. Reçus d'impôts
      7. Rapports des ventes
      8. Approbation paiements animateurs
        1. Commentaires du gestionnaire et de l'animateur
      9. Paiements animateurs
        1. Détails
      10. Afficher paies animateurs
    5. La page commerce
    6. Liste de diffusion promotionnelle
    7. Ajouter des utilisateurs
    8. La page d'options
      1. Général
        1. Saisons
        2. Types de marché
        3. Titre de contact
        4. Groupes d'âge
        5. Produits à vendre
        6. Types de rôles pour les animateurs
        7. Modèle de PDF par défaut
      2. Activités
        1. Ajouter une activité
        2. Types de services vendus généraux
        3. Types de services vendus propres à une activité
      3. Documents PDF
      4. Notes
        1. Notes pour les parents
        2. Note pour les PDF de facture et d'état de compte
        3. Notes de bas de page
      5. Calendrier
        1. Modèles salariaux
          1. Ajouter des modèles
          2. Modifier un modèle
          3. Supprimer un modèle
          4. Modèles de courriel
          5. Pour votre intérêt
        2. Estimation des ventes
        3. Module d'interaction client
          1. Vue du gestionnaire
          2. Envoi de courriel avec lien de confirmation
          3. Vue du client
        4. Gestion des ententes
        5. Forum

        1) Qu'est-ce que le Héraut?

        Le Héraut est spécialement conçu pour les fournisseurs d'activités d'apprentissage et de divertissement destinées aux établissements scolaires ou corporatifs.
        Accessible sur le web, il fait office à la fois de plateforme de gestion de la relation client (CRM) et d'outil de gestion des horaires de travail.

        2) Création d'une entente

        Dans cette section, il est décrit la façon de procéder pour tout ce qui est lié aux ententes. Pour créer une entente, allez voir le menu au-dessus de la page. Cliquez sur "Ententes" puis sur "Créer une entente".

        2.1) La différence entre entente et soumission

        Chacune des ententes que vous créez vous sera facturée, mais offre plus de fonctionnalités.
        Une soumission est comme un carré de sable que vous offre le Héraut, dans le sens où sa création ne vous coûtera rien, mais offre moins de fonctionnalités :

        • Vous ne pouvez pas y assigner des animateurs.
        • Vous ne pouvez pas y inscrire des participants.
        • Vous pouvez quand même créer des dates d'animations.
        • Le seul document PDF pouvant être généré est le document de la soumission.
        • Les soumissions ne peuvent pas être envoyées à la comptabilité.

        Une soumission peut être transformée en entente en cliquant sur "Convertir en entente" dans le menu général de la soumission.

        2.2) La définition de l'entente

        La définition de l'entente contient les informations générales de l'entente, décrites dans les points qui suivent. Pour accéder à cette page, naviguez au menu général de l'entente (la page dans laquelle vous arrivez suite à sa création), puis cliquez sur le crayon dans la section "Définition de l'entente". Cliquez sur "Retour au menu général de l'entente" pour enregistrer les modifications.

        2.2.1) Assigner un représentant

        Tout d'abord, pour créer un représentant, allez voir le menu au-dessus de la page, cliquez sur "Répertoire" puis sur "Représentants". Lorsque vous aurez créé des représentants, ils apparaîtront dans cette page. Si vous cliquez sur "Créer un représentant", vous aurez à remplir un formulaire qui contiendra les informations liées au représentant. N'oubliez pas d'enregistrer, sinon les modifications ne seront pas sauvegardées. Lorsque c'est fait, vous pourrez assigner un représentant à l'entente dans la page de définition de l'entente. Pour ce faire, sélectionnez le représentant désiré dans la liste déroulante correspondante.

        2.2.1.1) Rendre un représentant inactif

        Depuis tout récemment, vous pouvez rendre inactif des représentants. Cela aura pour effet de ne plus les afficher sur le Héraut, mais conservera tout de même les informations de ces représentants. Vous pouvez rendre actif/inactif les représentants de votre choix. Pour ce faire, modifiez un représentant en cliquant sur "Voir détail", puis cochez la boite correspondante en haut du formulaire.

        2.2.2) Assigner un client

        Cette section contient les information liées à l'assignation des clients aux ententes.
        Vous pouvez voir rapidement les coordonnées du client dans le menu général de l'entente en plaçant votre souris au-dessus du nom du client.

        2.2.2.1) Création d'un client

        Pour créer un client, allez voir le menu au-dessus de la page, cliquez sur "Répertoire", puis sur "Clients". Cette page contiendra la liste de tous les clients que vous créerez. Pour créer un nouveau client, cliquez sur "Nouveau client". Vous aurez alors à remplir un formulaire qui contiendra les informations liées au client. N'oubliez pas de sauvegarder, sinon les modifications ne seront pas enregistrées.
        Vous pouvez modifier un client en cliquant sur "Voir détail".

        Vous pouvez aussi voir les participants de ce client en cliquant sur "Participants".

        2.2.2.2) Informations générales

        Le champ "Article" doit être "Le", "La" ou l'équivalent. L'adresse peut être utilisée pour les itinéraires Google Maps générés par le Héraut. La distance par défaut sera utilisée dans les calculs de salaire des animateurs. Le champ "Comm.scolaire" est personnalisable dans "Répertoire/Commissions scolaires". Le type de marché est modifiable dans la page des options (l'engrenage du menu au-dessus de la page). Voir la section "Page des options" pour plus d’informations sur la modification des options.

        2.2.2.3) Mettre à jour la fiche du client

        Le client que vous voyez dans l'entente n'est pas directement lié à la fiche du client dans le répertoire. Si vous le modifiez dans la définition de l'entente, il ne sera modifié que dans l'entente actuelle, pas dans sa fiche. Pour modifier la fiche du client directement dans la définition, assurez-vous que la case "Mettre à jour la fiche du client" est cochée. Cette action ne modifiera pas les informations du client dans les autre ententes, mais la prochaine fois que vous assignerez ce client, ses informations seront celles que vous aurez mises à jour le plus récemment.

        2.2.2.4) Distance par défaut

        La distance par défaut sera utilisée dans les calculs de salaire des animateurs.

        2.2.2.5) Contacts

        Les contacts sont indépendants des clients. Ils peuvent être créés et modifiés depuis la page des contact, accessible en ouvrant le menu "Répertoire", puis en cliquant sur l'élément "Contacts". Sur cette page, vous pouvez créer un nouveau contact, modifier un contact existant, et voir les clients auxquels le contact est assigné.
        Les titres des contacts peuvent être modifiés depuis la page des options (l'engrenage en haut à droite). Voir la section "La page d'options" pour plus d'informations.

        2.2.2.6) Lieux

        Les lieux sont liés au client. Ils affecteront les listes déroulantes de sélection du lieu d'animation.

        2.2.2.7) Voir les ententes liées à un client

        Depuis le répertoire, dans la page des clients, vous pouvez voir les ententes ou ce client est assigné. Cliquez simplement sur le bouton "Ententes".

        2.2.2.8) Apparition du client au calendrier

        Le calendrier offre la possibilité d'afficher le résumé de nom du client assigné à une entente. Le résumé de nom des clients doit être unique, court, mais facilement reconnaissable. Vous pourrez ainsi le distinguer rapidement dans le calendrier. Pour plus d'informations sur la personnalisation du calendrier, voyez, dans le guide utilisateur, sous la section sur la page des options, la section sur le calendrier.

        2.2.3) Ententes multiples/uniques/vente de produits

        Une entente multiple (parascolaire) s'étend sur plusieurs dates. Une entente unique (pédagogique) n'a qu'une seule date, mais peut avoir plusieurs plages horaires, et permet la vente de produits en cochant "Cette entente contient des produits". Une vente de produits ne contient aucune animation, mais permet la vente de produits.

        2.2.4) Ententes facturer client/facturer participant

        Une entente facturé client n'a qu'une facture (celle envoyée au client), tandis qu'une entente facturer participant a une facture par participant.
        Les ententes unique facturé participant ne sont pas supportées pour l'instant.

        2.2.5) Type d'activité

        Le type d'activité est personnalisable dans la page des options (l'engrenage à droite dans le menu au-dessus de la page) dans la section "Activités". Chaque type d'activité peut avoir ses propres types de service vendus. Si une activité n'a pas de type d'activité d'assigné, le champ "Type de service vendu" ira chercher l'information dans les types de services généraux. L'ordre d'apparition dans la page des options est

        1. Les types d'activité
        2. Les types de service généraux
        3. Les types de service pour l'activité A
        4. Les types de service pour l'activité B
        5. ...

        Pour plus d'informations sur l'utilisation de la page des option, voir la section "Page des options".
        Le type d'activité peut apparaître dans les PDF, dans les courriels, et dans le calendrier. Il peut aussi servir de filtre pour des recherches d'ententes. Voyez la boite de texte "Recherchez une entente" au dessus de cette page.

        2.2.6) Type de service vendu

        Voir le tooltip à coté du champ dans la définition d'une entente.

        2.2.7) Langue

        Voir le tooltip à coté du champ dans la définition de l'entente. Nous avons décidé de ne pas offrir la possibilité aux utilisateurs de modifier ce champ dans la page des options, car certains clients utilisent les valeurs de ce champs pour générer des PDF dans différentes langues.

        2.2.8) Status conditionnel

        Le statut conditionnel peut s'appliquer à une entente ou une soumission. Il sert à identifier s'il y a une condition à la réalisation de l'événement. Un texte détaillant la condition peut être ajouté. Voici un exemple pour chaque type d'animation: Pour une animation unique - Journée pédagogique flottante ou conditionnel à l'acceptation par le conseil d'établissement Pour une animation multiple - Conditionnel à un nombre d'inscription suffisant Dans la page des option, l'utilisateur peut activer ou désactiver le statut conditionnel dans les soumission et entente multiple ou unique ainsi que la vente de produits. Il peut également activer l'affichage de cette option dans les PDF. Il peut également choisir d'afficher une icône au calendrier. Dans tous les cas, l'animateur sera avisé dans son assignation.

        2.2.9) Commentaires

        Les commentaires "Comm.gestion entente" seront visibles dans le menu général de l'entente. Les "Commentaires pour toutes les animations de l'entente" seront visibles par. Les "Notes pour le calendrier" seront visibles dans le calendrier.

        2.2.10) Lieu de l'animation

        Le lieu de l'animation sera utilisé dans pour les itinéraires Google Maps générés par le Héraut. L'itinéraire sera du lieu client en direction du lieu de l'animation.

        2.3) Assigner des animateurs

        Cette section décrit toutes les étapes nécessaires à l'assignation d'un animateur ainsi que les informations liées aux assignations des animateurs (comme le salaire). Pour accéder au menu des animateurs, allez dans le menu général de l'entente puis cliquez sur le crayon de la section "Animateurs". Ce menu n'apparaît que si le modèle de l'entente n'est pas vide ou vente de produits, et que le type de gestion n'est pas vide.
        Pour ouvrir ou fermer rapidement tous les menu de cette page, cliquez sur "Tout afficher" ou "Tout masquer".

        2.3.1) Création d'un animateur

        Pour créer un animateur, allez voir au-dessus de la page, cliquez sur "Répertoire", puis sur "Animateurs". Dans cette page sera listé tous les animateurs que vous créerez. Pour en créer un, cliquez sur "Nouvel animateur". Vous aurez à remplir un formulaire qui contiendra les informations de l'animateur. Si vous avez acheté le module de modèles salariaux, les modèles de salaire sont personnalisables dans la page des options (l'engrenage en haut à droite) sous la section modèles salariaux. Les modèles salariaux permettent de personnaliser la paie d'un animateur. Ainsi, l'animateur aura un salaire par défaut à sa création. N'oubliez pas de sauvegarder pour enregistrer les modifications. Vous pouvez modifier un animateur en cliquant sur "Voir détails". Pour assigner un animateur, allez dans le menu général de l'entente, cliquez sur le crayon de la section "Animateurs". Vous arriverez dans le menu des animateurs. Cliquez sur "Ajouter un animateur" pour ajouter un animateur à la date voulue.

        2.3.2) État

        Une assignation d'animateur peut avoir quatre états.

        • Non approuvée (blanc)
        • Attente confirmation (jaune)
        • Confirmé (vert)
        • Refusé (rouge)

        2.3.3) Rôle

        Les rôles des animateurs seront visibles par les animateurs. Ils sont personnalisables dans la page des options (l'engrenage en haut à droite) dans l'onglet "Général" sous "Types de rôles pour les animateurs". Pour plus d'informations sur la page des options, voir la section "Page des option".

        2.3.4) Km

        Le salaire de l'animateur peut inclure du kilométrage.

        2.3.5) Horaire personnalisé

        Pour modifier l'horaire d'une assignation d'animateur en particulier, allez dans le menu des animateurs, sous l'animateur de votre choix. Cliquez sur "Horaire personnalisé". Cela déroulera le menu d'horaire personnalisé. L'horaire personnalisé aura priorité sur l'horaire général dans le calcul du salaire. Par défaut, l'horaire personnalisé sera vide. Si laissé vide, l'horaire sera les heures d'animations dans l'entente. Si rempli, l'horaire personnalisé remplacera les heures d'animations dans l'entente. Si vous remplissez un horaire multiple et dupliquez/assignez aux animations ultérieures cette assignation, l'horaire personnalisé s'appliquera; ces assignation ultérieure auront l'horaire personnalisé et non pas l'horaire de l'entente.

        2.3.6) Détails du salaire

        Vous pouvez voir et modifier le salaire d'une assignation animateur en cliquant sur "Détail du salaire". Cela déroulera le menu de détail de salaire. Par défaut, un animateur aura un modèle de salaire vide. Si vous avez acheté le module de modèles de salaire, vous pouvez créer des modèles de salaires et les attribuer aux animateurs par défaut à leur création. Sinon, les salaires des animateurs peuvent être personnalisés dans ce menu. Les ajustements de salaires sont dans un modal afin d'être facilement reproductible dans la comptabilité.

        2.3.7) Commentaires

        Les commentaires pour l'animateur seront visibles pour les animateurs.

        2.3.8) Ajouter cet animateur aux assignations ultérieures

        L'opération est disponible après avoir assigné un animateur, en déroulant le menu des 3 points verticaux. Cliquer sur "Ajouter cet animateur aux assignations ultérieures" aura pour effet de copier l'animation sélectionnée aux animations dont la date et l'heure sont ultérieures à celle de l'animation sélectionnée. Si l'heure de début ou de fin est située au milieu d'une autre animation de même date, l'assignation n'y sera pas copiée (en toute logique, un animateur ne peut pas animer deux animations en même temps).

        2.4) Les animations

        Pour ajouter des animations, allez dans le menu général de l'entente, puis cliquez sur le crayon de la section "Animations". Finalement, cliquez sur "Ajouter une ligne". Les animations d'ententes multiples auront un champ de date en plus. Ce menu n'apparaît que si le modèle de l'entente n'est pas vide ou vente de produits, et que le type de gestion n'est pas vide.

        2.4.1) Le planificateur

        Le planificateur vous permet de créer rapidement plusieurs dates d'animation. Entrez la date de début, choisissez la fréquence des animations (jour/semaine), entrez le nombre de fois que l'animation aura lieu, et finalement entrez les heures de début et de fin. Cliquez sur "Ajouter" pour créer ces animations. Le bouton "Remplacer" n'apparaît que s'il y a déjà des animations. Il aura pour effet d'effacer les animations présentes avant d'ajouter les nouvelles.

        2.4.2) Supprimer une date d'animation

        Pour les ententes multiples, supprimer une date d'animation supprimera aussi les assignations d'animateurs reliées. Les paies des animateurs disparaîtront de la comptabilité, à l'exception des animateurs qui ont déjà été payés.

        2.4.3) Méthode de promotion / méthode de distribution

        S'applique aux ententes multiples dans le menu "Animations" et "Fiche d'inscription". La liste des options disponibles est modifiable dans la page des options.

        2.5) Rechercher une entente

        Pour rechercher une entente, allez voir le menu au-dessus de la page, cliquez sur "Ententes" puis sur "Liste des ententes". Vous verrez alors la liste complète des ententes. Vous pouvez aussi rechercher une entente Vous pouvez rechercher une entente par : numéro d'entente, nom de client, nom de l'entente, adresse de client, nom de lieu et adresse de lieu à partir de n'importe quelle page du Héraut avec les boîtes de texte "Naviguez vers un numéro d'entente" et "Recherchez une entente".Dans la page qui liste toutes les ententes, vous pouvez aussi filtrer les ententes par méthode de facturation, par représentant, et par une intervalle de deux dates. La première et la dernière dates d'animations sont prises dans ce cas.Dans le répertoire, plusieurs pages offrent la possibilité de rechercher les ententes dans lequel l'item se trouve.

        2.6) Animations non approuvées

        Vous pouvez voir rapidement toutes les assignations d'animateurs qui n'ont pas été approuvés. Pour ce faire, allez voir au-dessus de la page, cliquez sur "Ententes", puis sur "Animations non approuvées".

        2.6.1) Voir les animations

        Cliquez sur "voir les animations" pour connaître le numéro de l'entente reliée, le client et la date de l'assignation.

        2.6.2) Assigner seulement

        Met "en attente de confirmation" toutes les assignations non approuvées de l'animateur. Très utile si l'animateur a beaucoup d'assignations non approuvées, plutôt que de les faire une à une dans toutes les ententes. Envoi par la suite un courriel de confirmation à l'animateur avec un lien sur ses assignations du Héraut.

        2.6.3) Assigner+courriel

        Comme le bouton précédant, mais avec la possibilité de personnaliser le courriel envoyé.

        2.7) Modèles d'entente

        Si vous avez acheté le module, vous pouvez créer des modèles pour les dates d'animations d'une entente. Pour ajouter des nouveaux modèles, rendez-vous dans une entente que vous souhaitez enregistrer, sur la page de modification des animations, cliquez sur le bouton situé à droite des modèles d'ententes et vous y trouverez l'option d'enregistrer l'entente comme modèle (flèche par en bas). Pour utiliser un modèle, allez au même endroit et cliquez sur modèles d'entente. Choisissez le modèle voulu puis cliquez sur "Choisir ce modèle".

        2.8) Inscriptions

        Les points ci-dessous vous renseigneront des informations liées aux inscriptions.


        Ce menu a été déplacé dans la page des animations.

        2.8.1) Ajouter une inscription

        Pour ajouter une inscription à une entente multiple, cliquez sur "Ajouter un participant". Vous aurez deux choix : rechercher un participant existant ou créer un nouveau participant. À savoir : chaque client a une liste de participants qui lui est propre. La fonctionnalité de recherche va regarder dans cette liste. Cela permet de sauver du temps.
        Pour que le champ "Âge" se calcul tout seul, cliquez sur la date qui apparaît au calendrier magique. Vous devez respecter le format AAAA-MM-JJ pour que le calendrier trouve la date.
        Voyez la section sur la liste de diffusion promotionnelle pour plus d'information sur le champ correspondant.
        Le champ "Non vidéo photo" apparaîtra dans le PDF de liste des inscriptions.
        Le champ "Note interne" n'apparaîtra qu'à l'importation CSV des inscriptions.
        Les champs liés aux coordonnées du participant n'apparaîtront que dans le formulaire de modification du participant. Très peu utilisé.

        2.8.2) Statut d'une inscription

        Une inscription dont le statut est "Inscrit" apparaîtra de façon normale dans les PDF.
        Une inscription dont le statut est "Essai" n'apparaîtra pas dans les PDF.

        Une inscription dont le statut est "Annulation" apparaîtra dans les PDF, mais sera biffé d'une ligne.

        2.8.3) Fiche d'inscription

        La fiche d'inscription contient des information qui seront affichées dans les PDF liés aux inscriptions. Par défaut, les valeurs "au gymnase de l'école" et "au secrétariat de l'école" apparaîtront.

        2.8.4) Gestion des inscriptions

        Cette page est accessible depuis l'onglet répertoire, dans le menu au dessus de la page.

        Cette page est un outil développé à l'interne par Solution Animation, pour Solution Animation.

        Cet outil permet de rechercher des participants, de les modifier, et de les grouper dans des PDF.
        Vous pouvez sélectionner plusieurs inscriptions en cliquant et en glissant depuis la liste. Sélectionner plusieurs inscriptions vous permet d'utiliser le bouton "Modifier en lot". Ce bouton va ouvrir un dialogue, et vous pourrez entrer le groupe de classe et le groupe d'activité des inscriptions sélectionnées.
        La première colonne indique la position du participant dans la liste présentement affichée. La colonne intitulée "#" indique la position de l'inscription du participant tel que présentée dans l'entente. Pour trier par une colonne, cliquez simplement sur l'intitulé de celle-ci.

        Il y a deux façons d'exporter les inscriptions :

        • Le bouton bleu "Générer le PDF" prend en compte les inscriptions affichées par le filtre.
        • Le bouton "Diviser l'importation PDF" permet de filtrer les PDF par groupes de classe et par entente automatiquement. Permet aussi de voir le PDF d'inscription et de présences séparé en groupes.

        Une inscription en jaune indique un numéro de groupe de classe qui n'est pas un nombre dans les dizaines ou les centaines.

        2.8.5) Importation de participants en CSV

        L'importation de participants en CSV est une fonctionnalité qui permet au Héraut d'intégrer des données d'inscriptions provenant d'une autre application.


        - Aucun des champs ci-dessous n'est obligatoire.
        - La validité des emails n'est pas vérifiée à l'importation.
        - Les téléphones n'ont pas de masque requis, mais le format (XXX) XXX-XXXX est préféré.
        - Le format des dates est AAAA-MM-JJ
        - Si le champ "Age" n'est pas fournit, il sera calculé selon la date de naissance
        - Pour les champs liés au type de téléphone, les valeurs acceptées sont "cell", "residence" ou "travail".
        - Pour le champ "Ajouter à la liste de diffusion promotionnelle", les valeurs acceptées sont "", "0" ou "1".
        - Pour le champ "Non video photo", les valeurs acceptées sont "", "0" ou "1".
        - Pour le champ "Après une activité ce joueur va", les valeurs acceptées sont "SDG", "seul" ou "parent".
        - Pour le champ "Dîner au SDG", les valeurs acceptées sont "SDG" ou "PAS".

        - La colonne "Montant à recevoir" correspond aux frais facturés au participant. Laisser vide si votre entreprise n'utilise pas la comptabilité dans le Héraut.
        - Pour le champ "Méthode de paiement", les valeurs acceptées sont "cheque", "comptant", "credit", "paypal", "gratuite" et "virement".
        - Si le champ "Montant reçu" est renseigné, le paiement du participant sera reçu.
        - À noter qu'il y a un nouveau champ: "Notes internes".- Il est préférable d'utiliser un encodage de caractères ISO-8859-1, sinon les caractères spéciaux ne seront pas correctement affichés sur le Héraut.

        Les champs disponibles sont listés ci-dessous, à fournir dans un fichier CSV séparé par points-virgules, dans l'ordre qui suit:

        Prénom du joueur
        Nom du joueur
        Groupe/Niveau
        Date de naissance (AAAA-MM-JJ)
        Age
        Prénom du parent (payeur)
        Nom du parent (payeur)
        Prénom du parent (urgence)
        Nom du parent (urgence)
        Téléphone cellulaire
        Type du téléphone 1
        Téléphone maison
        Type du téléphone 2
        Adresse courriel
        Ajouter à la liste de diffusion promotionnelle
        Non video photo (NVP)
        Conditions particulières
        Après une activité ce joueur va
        Dîner au SDG
        Adresse
        Ville
        Province
        Code postal
        Notes internes
        Montant reçu
        Méthode de paiement
        Note de paiement
        Montant à recevoir

        2.8.6) Inscriptions en ligne

        Cette section décrit le module d'inscriptions en ligne.

        2.8.6.1) Statut

        Le statut varie selon plusieurs facteurs. Le statut affiché changera selon l'état de ces trois facteurs :

        • Premièrement, l'utilisateur Héraut peut publier, retirer et annuler les inscriptions grâce au bouton situé dans la section "Statut" du menu des inscriptions en ligne.
        • Deuxièmement, on peut se situer avant, pendant, et après la période d'inscriptions, selon les dates fournies dans les champs de début et de fin du menu des inscriptions en ligne.
        • Enfin, on peut modifier l'ouverture des inscriptions en modifiant le choix défilant correspondant dans le menu des inscriptions en ligne.

        Si les inscriptions sont fermées (3e champ), le statut sera "Fermées" (rouge). Sinon, voici un tableau illustrant l'état des inscriptions.

        Non publiéPubliéAnnuléRetiré
        < date inscrNon publié (gris)Publié (vert)Reporté (rouge)Non publié (gris)
        En inscrNon publié (orange)En période d'inscription (vert)Annulé (rouge)Non publié (orange)
        > date inscrTerminé (vert)Terminé (vert)Annulé (rouge)Terminé (vert)

        2.8.6.2) Bouton de changement de statut

        Cette section explique le comportement du bouton situé dans le menu des inscriptions en ligne, sous la section "Statut". La première fois que vous arriverez dans ce menu, le bouton sera désactivé. Pour l'activer, l'ouverture des inscriptions doit être "Ouverte". Vous pourrez ensuite activer les inscriptions en ligne en cliquant sur le bouton. La page sera toujours sauvegardée en cliquant sur ce bouton.
        Si les inscriptions en ligne sont activées, le bouton a deux états possibles :

        • Retirer : Il n'y a pas de participants inscrits, ou on ne se situe pas dans la période d'inscription.
        • Annuler : Il y a des participants inscrits et on se situe dans la période d'inscription.

        2.8.6.3) Date de début et de fin

        Pour rendre ces champs modifiables, sélectionnez l'état "Ouvertes" pour l'ouverture des inscriptions. Il s'agit de la période durant laquelle les parents peuvent inscrire leurs enfant en ligne.

        2.8.6.4) Parcours parent

        Si l'état des inscriptions en ligne d'une entente est "Publié", les parents pourront voir l'activité.
        Si on se situe dans la période d'inscription, les parent pourront inscrire leur jeunes.
        Les parents pourront payer par carte de crédit. Pour cette raison, annuler les inscriptions en ligne peut avoir des conséquences.

        2.9) Facturation

        Ce menu n'est disponible qu'avec les ententes facturées au client. Il contient les informations quant à la facturation au client, et les informations liés à l'affichage dans les PDF de facturation (soumission, facture, état, livraison, réservation).
        Les PDF ont certaines conditions pour être disponibles. Le PDF d'état de compte, par exemple, requiert que l'entente ait été envoyée à la comptabilité.

        2.9.1) Montants de facturation

        Cette section porte sur les champs de la facturation qui peuvent porter à confusion, ou qui ont besoin d'explication.

        2.9.1.1) Les ajustements

        Pour ajouter un ajustement, cliquez sur le bouton vert "Ajouter un ajustement". La description est optionnelle, mais si le champ du prix est vide, l'ajustement sera effacé. Les ajustements apparaîtront dans les PDF liés à la facturation (soumission, facture, état de compte, bon de livraison, réservation).

        2.9.1.2) Les taxes

        Sous le répertoire, dans "Commerce", vous avez la possibilité de désactiver les taxes, que ce soit pour quelques ententes ou pour toutes les ententes. Dans cette même page, vous pouvez aussi entrer des valeurs par défaut à assigner aux champs de TVQ et de TPS à la création d'une entente facturée au client.
        Pour désactiver les taxes dans une entente, cochez la boite correspondante dans le menu de facturation de l'entente.

        Pour plus d'information sur la page du commerce, voyez la section correspondante du guide utilisateur.

        2.9.1.3) Le pourboire

        Le pourboire affectera la comptabilité, et sera affiché dans les PDF. Vous pouvez aussi ajouter des pourboires reçus, qui n'affecteront pas la comptabilité, mais qui indiqueront au client que le pourboire a bien été reçu.

        2.9.2) Notes en bas de page

        La note pour le client sera visible dans les PDF. Vous pouvez créer des notes suggérées dans la page des options. Voyez la section sur la page des options dans le guide utilisateur pour plus d'information à ce sujet.
        Les notes pour l'animateur est une duplication du champ qui se trouve déjà dans la définition de l'entente.

        2.9.3) Modifier la date de facturation

        Pour modifier la date de facturation, naviguez dans le menu de facturation. La facture doit avoir été envoyée à la comptabilité au moins une fois pour pouvoir modifier sa date. Dans la section "Statut facture", vous pourrez cliquer sur la date qui est indiquée pour ouvrir une boite de dialogue qui vous permettra de modifier la date de la facture. La date sera modifiée pour le PDF de facturation et pour la comptabilité.


        Le Héraut n'assume aucune responsabilité quand à la légalité ou conformité comptable de changer la date d'une facture.

        2.10) Envoyer à la comptabilité / Appliquer les modifications à la comptabilité

        Ce bouton n'est disponible que si un client est assigné à l'entente, et qu'il s'agit d'une entente facturée au client. Il aura pour effet de créer un élément dans la comptabilité sous "Recevoir un paiement client (facture)". L'entente apparaîtra avec un symbole de $ jaune, jusqu'à ce que la facture à la comptabilité n'ait plus de solde. Quant le solde est à 0.00 $, elle apparaîtra avec un symbole de $ vert. Si vous modifiez l'entente, la comptabilité ne sera pas affectée. Pour affecter la comptabilité, cliquez à nouveau sur le bouton, qui s'intitule à présent "Appliquer les modifications à la comptabilité".

        2.11) Communication

        Ce menu, accessible depuis le menu général de l'entente, permet de générer des courriels. Les courriels peuvent, au choix, être destinés aux contacts de l'ententes, aux animateurs, aux participants, aux parents des participants, ou à tout autre adresse email de votre choix.
        Vous aurez à rédiger un message. Pour créer des messages personnalisés, voyez la section sur page des options, à propos des courriels personnalisés, dans le guide utilisateur.
        Vous pouvez aussi ajouter des pièces jointes, que vous aurez préalablement attachées à l'entente, si vous avez acheté le module correspondant.
        Vous pouvez aussi, lors de la rédaction du courriel, choisir de l'envoyer pour une date ultérieure. Cet envoi sera fait automatiquement par le Héraut à la date sélectionnée.

        2.11.1) Enregistrer une communication

        Vous avez aussi la possibilité d'enregistrer une communication pour une entente, afin d'indiquer qu'une information a bien été communiquée. Pour une telle communication, les informations qui peuvent la représenter sont : la date d'envoi, le nom du contact, la méthode de communication et une note.

        2.11.2) Rappel de début de session

        Pour les ententes multiples, vous pouvez envoyer un rappel de début de session aux participants. Le texte par défaut est différent, et les participants sont cochés par défaut pour l'envoi.

        2.11.3) Indiquer les modifications des participants dans un courriel

        Lors de l'envoi d'un courriel "Insc. / présences", vous avez la possibilité de cocher "Je souhaite ajouter la NB présentée en exemple". Ceci aura pour effet d'envoyer la liste des participants qui se sont ajoutés depuis le dernier envoi, suivit des participants qui ont été modifiés depuis le dernier envoi.
        Les informations des participants sont enregistrés dans les clients. Les participants de deux ententes différentes pourraient se retrouver dans ce courriel. Cette fonctionnalité n'est pas beaucoup utilisée, si vous souhaitez l'améliorer, demandez-le à l'équipe du Héraut.

        2.11.4) Avis de déplacement d'une date d'activité

        En cliquant sur ce bouton, vous aurez à renseigner la date annulée et la date de reprise. Vous serez ensuite dirigé vers la page d'envoi de courriel habituelle.

        2.12) Calcul de rentabilité

        Ce menu est accessible depuis le menu général de l'entente. Il fait la liste des revenus et des dépenses de l'entente.
        Les revenus sont tout ce qui compose le total avant taxe tel que vu dans le menu de comptabilité.
        Les dépenses comprennent le salaire des animateurs (peu importe l'état de l'assignation) et les dépenses ajoutées directement dans le menu de rentabilité.
        Le pourcentage de rentabilité se calcule de la façon suivante :

        (revenus - dépenses) * 100 / dépenses

        2.13) Produits

        Ce menu n'apparaîtra que si la case à cocher "Cette entente contient des produits" est cochée dans le menu de la définition de l'entente, ou si le modèle d'entente est "Vente de produits".

        2.14) Ventes

        Pour les ententes multiples, vous pouvez visualiser rapidement, grâce à ce panneau, la somme des montants facturés aux participants, qu'ils soient reçus ou non.

        2.15) Pièces jointes

        Le module de pièces jointes permet de stocker des fichiers sur le Héraut, et de les lier à des ententes.

        Après avoir téléversé ces fichiers, vous pouvez les réutiliser dans les envois de courriel. Il est nécessaire de téléverser les fichier dans une entente avant de pouvoir les utiliser dans les courriels.

        De plus, vous avez la possibilité de rendre certains fichiers accessibles (ou pas) aux animateurs. Les animateurs peuvent ensuite accéder à ces fichiers depuis leurs animations. Pour modifier l'accessibilité aux fichiers, cliquez sur le symbole d’œil dans le menu de pièces jointes.

        Pour accéder au menu de pièces jointes, naviguez dans l'entente de votre choix, puis cliquez sur l'icône de crayon du panneau intitulé "Pièces jointes". Il se trouve dans la colonne du milieu, tout en bas, en-dessous du panneau "Historique de l'entente".

        Pour voir les pièces jointes, les animateurs doivent étendre le menu "Détails de l'entente". Ils peuvent rapidement savoir si l'entente contient des pièces jointes grâce à l'icône de trombone qui, conséquemment, s'affiche au-dessus de l'assignation.
        Deux fichier dans une même entente ne peuvent pas avoir le même nom. Le nouveau fichier téléversé remplacera l'ancien sans message de confirmation.

        Lors de la sauvegarde des fichiers, les caractères spéciaux sont effacés du côté de l'espace de stockage en ligne utilisé pour le Héraut. Cela peut causer un bug si deux fichiers s'appellent respectivement "#.txt" et "&.txt". Les deux fichiers seront bien visibles et bien nommés dans le Héraut, mais tous deux pointeront vers un fichier nommé ".txt". S'il vous plaît, pour le nommage des fichiers, évitez d'utiliser des caractères spéciaux qui se trouvent dans cette liste : * . " / \ [ ] : ; | = , < ? > & $ # ! ' { } ( )

        L'espace de stockage en ligne, ça coûte cher. Pour cette raison, ce module est payant. Veuillez vous référer aux tarifs du Héraut pour plus d'informations : heraut.ca/fr/tarifs.html

        2.16) Menu documents

        Depuis l'arrivée du nouveau module d'interaction avec le client, les documents des ententes sont séparés des menus de facturation et d'inscriptions.
        Si vous avez acheté le module, vous pourrez voir rapidement l'état de l'envoi des documents, et envoyer des liens de confirmation au client. L'état de l'envoi sera indiqué par une pastille de couleur dans le menu général de l'entente.
        Pour envoyer un lien de confirmation au client, naviguez dans la page des documents en cliquant sur le crayon du menu "Documents". Vous pourrez alors envoyer un courriel en cliquant sur le bouton bleu contenant une icône de lettre du document souhaité.
        Sur cette page, vous pouvez voir l'historique des envois par document en agrandissant les sections intitulées "Historique". Vous pouvez aussi copier le lien de confirmation et modifier manuellement l'état du document.

        2.17) Historique de l'entente

        Cette section du menu général de l'entente liste l'historique des communications de l'entente. Vous y retrouverez les informations des envois de courriels, les changements de statut de documents et les communications enregistrées.
        Vous pouvez retrouver les contacts associés à un envoi de courriel en cliquant sur la première ligne de l'envoi "<nom_utilisateur> Un message a été envoyé".
        Pour modifier les informations d'une communication enregistrée, cliquez sur le texte qui devient souligné.

        3) Calendrier

        Le calendrier liste toutes les ententes et les soumissions. Pour accéder au calendrier, allez voir le menu au-dessus de la page, cliquez sur "Calendrier", puis sur "Accéder au calendrier". Il n'y a rien qui s'affiche? C'est normal. Il faut d'abord filtrer le calendrier par représentants. Vous pouvez aussi activer, dans la page des options, sous l'onglet "Calendrier", un bouton à bascule intitulé "Par défaut, afficher toutes les ententes au calendrier". Survolez les tooltips de votre souris pour obtenir plus d'informations sur les différents filtres.

        3.1) Naviguer dans le temps

        Le bouton "Aujourd'hui" affiche la date courante dans le calendrier si ce n'est pas déjà le cas. Le bouton "Semaine - Agenda" formate le calendrier par heures. Le bouton "Semaine - Liste" formate le calendrier pour afficher une liste compacte des ententes. Le bouton "Mois" formate le calendrier pour afficher les dates du mois courant. Les deux flèches "<" et ">" ajoute ou enlèvent une semaine ou un mois à l'affichage du calendrier.

        3.2) Exporter le calendrier

        Génère un PDF selon les filtres sélectionnés. Vous pouvez accéder au menu depuis le menu au-dessus de la page ou depuis la page du calendrier avec le bouton "Exporter le calendrier".

        3.3) Calendrier publique

        Le calendrier publique est accessible à ceux à qui vous envoyez le lien. Tout le monde peut y accéder sans avoir à se connecter, à condition de connaître le lien. Pour y accéder, allez voir le menu au-dessus de la page, cliquez sur "Calendrier" puis sur "Calendrier publique". Le lien est http://nomdevotresite.heraut.ca/fr/calendrier/public.html

        4) Comptabilité

        Dans les sections situées ci-dessous, vous trouverez des informations sur les différentes pages de la comptabilité.Pour avoir accès à la comptabilité, vous devrez contacter l'équipe du Héraut. Veuillez vous référer aux tarifs du Héraut pour plus d'informations : heraut.ca/fr/tarifs.html

        4.1) Recevoir un paiement client

        Cette page est la liste des factures envoyées aux clients. Il s'agit d'ententes facturées au client dont la facture a été envoyée à la comptabilité. Pour envoyer une facture à la comptabilité, voyez le bouton correspondant dans le menu général d'une entente.
        Le filtre vous permet de sélectionner soit les ententes dont la balance est supérieure à 0.00$, soit les ententes dont la balance est inférieure ou égale à 0.00$.
        Cliquer sur le bouton "Recevoir" ouvrira une boîte de dialogue. Vous pourrez alors entrer une montant, la méthode de paiement, et une note.
        Tant qu'un montant n'aura pas été reçu, vous pouvez "renvoyer la facture en création" en cliquant sur le bouton rouge "création". Cela aura pour effet d'effacer le paiement. L'entente apparaîtra de nouveau avec un signe de $ rouge.
        Cliquer sur le bouton indiquant le numéro de la facture ouvrira le PDF de facturation.
        Cliquer sur le bouton indiquant le numéro de l'entente ouvrira le menu général de cette entente.
        Cliquer sur le bouton "E. compte" ouvrira le PDF d'état de compte.
        Si une facture est en partie reçue, le bouton rouge sera remplacé par un bouton bleu intitulé "Voir les montants reçus". Il a pour effet d'ouvrir une boîte de dialogue qui permet la modification individuelles des notes des montants reçus.
        Recevoir un montant n'effacera jamais le paiement. Il sera simplement caché par le filtre.
        Les paiements reçus dans cette page seront affichés dans la page "Associer des paiements à des dépôts".

        4.2) Recevoir un paiement participant

        Cette page liste les participants dont la balance n'est pas 0.00$. Recevoir un paiement ici aura le même effet que de recevoir le paiement directement dans l'entente.
        Le filtre vous permet de n'afficher que les participants d'une entente en particulier.
        Cliquer sur le bouton qui indique le numéro d'entente vous fera naviguer vers le menu général de cette entente.
        Cliquer sur le bouton "Recevoir" aura pour effet d'ouvrir une boîte de dialogue. Vous pourrez alors entrer un montant, une méthode de paiement, et une note.
        Si un participant a un ou plusieurs montants reçus, vous pouvez les voir en cliquant sur le bouton "Voir les montants reçus". Cela aura pour effet d'ouvrir une boîte de dialogue. À l'intérieur, vous pourrez modifier les notes des montants reçus.
        Les montants reçus iront dans la page "Associer des paiements à des dépôts".

        4.3) Associer des paiements à des dépôts

        Cette page liste les montants de clients et de participants qui ont été reçus, mais qui n'ont pas encore été déposés.
        Le filtre vous permet d'effectuer une recherche par client, numéro d'entente, lieu, date ou montant.
        Pour déposer un montant, cliquez sur la boite à cocher correspondante, puis faites "Déposer". Vous pouvez sélectionner plusieurs montants à déposer à la fois. Cliquer sur un des deux boutons "Tous" aura pour effet de cocher ou de décocher tous les montants affichés.
        En cliquant sur le bouton "Filtrer", les montants sélectionnés resteront en mémoire dans le "Panier". De cette façon, vous pouvez procéder à plusieurs filtres avant de déposer des montants. Quand vous aurez terminé de sélectionner des montants à l'aide de cette méthode, cliquer sur le bouton "Panier". Vous pourrez alors procéder au dépôt de ces montants.
        Cliquer sur le bouton rouge "Annuler" aura pour effet de supprimer un montant reçu. Cela aura des répercussions dans les pages précédentes (réception de paiement), ainsi que dans l'état de facturation de l'entente.
        Déposer un ou plusieurs montants a pour effet de vous faire naviguer vers la page de ce dépôt. Pour plus de détails sur les dépôts, voyez la section suivante.

        4.4) Dépôts

        Cette page affiche les dépôts effectués dans la page "Associer des paiements à des dépôts". Vous pouvez filtrer par année et par mois. Par défaut, le mois courant est affiché.
        La case à cocher "Vérif. comptabilité" n'a pas d'effet ailleurs sur le site. Il s'agit d'une aide visuelle pour cette page.
        Vous pouvez associer une note à un dépôt. Cette information ne sera visible que depuis ce même bouton, dans le dialogue qu'il ouvre.
        Cliquer sur le bouton "Détail" vous fera naviguer vers la page du dépôt. Y sont affichés tous les montants déposés associés à ce dépôt. Cette page vous permet de modifier le commentaire du dépôt, ainsi que d'invalider des paiements. Invalider un paiement aura pour effet de les retourner à la case départ, à la réception du paiement. Aussi, dans la page suivante, vous aurez la possibilité de retrouver ces montants invalidés grâce au filtre.

        4.5) Effets déposés

        Cette page liste tous les montants déposés, sans le regroupement par dépôts, tel que vu dans la page précédente.
        Par défaut, les montants effectifs, qui n'ont pas été retournés, sont affichés par le filtre. Vous pouvez aussi filtrer par montants retournés (dans le détail d'un dépôt ou dans cette page, bouton rouge "Invalider paiement"), ou par ces deux types de montants (effectifs et retournés). Le filtre permet aussi d'afficher les montants selon leur méthode de paiement, ainsi que par plage de dates.
        Cliquer sur le bouton qui affiche le numéro du dépôt vous fait naviguer vers le détail de ce dépôt.

        4.6) Reçus d'impôts

        Cette page liste les montants reçus de participants, et permet l'envoi de reçus d'impôts aux participants.
        Le filtre permet l'affichage des reçus par année et par l'état de l'envoi du reçu (tous, envoyés, non envoyés).
        Pour envoyer tous les reçus non envoyés de l'année précédente, filtrez d'abord par l'année précédente pour débloquer le bouton "Envoyer tous les reçus (année) non envoyés". Pour envoyer le reçu d'impôt à un participant en particulier, cliquez sur l'icône d'enveloppe. Pour savoir à quoi le document envoyé ressemble, cliquez sur le bouton bleu "Voir".Si aucun paiement n'a été reçu, le PDF affichera "Pas encore reçu" dans le champ de la date de réception.
        Un reçu n'apparaît pas? C'est normal, cette page est limitée à 25 reçus par vue, comme pour la liste des ententes. Pour naviguer entre les vues, voyez l'outil correspondant, situé juste sous le titre de cette page.

        4.7) Rapports des ventes

        Cette page est une liste des ententes envoyées à la comptabilité (ententes facturées au client), et d'ententes contenant des montants reçus de participants (ententes facturées aux participants).
        Cette page possède de nombreux filtre que vous pouvez explorer par vous-même. Sachez que "Clients (solde à 0)" liste les clients dont la somme des montants reçus est égal au montant de la facturation, et que "Participant (reçu)" n'affiche que les participants dont le montant a été reçu.
        Le rapport des ventes contient beaucoup d'informations, de colonnes. Vous pouvez le déplacer vers la gauche grâce à la barre horizontale située en-dessous de celui-ci.
        Vous avez aussi la possibilité de télécharger le rapport des ventes présentement affiché en fichier CSV. L'ouvrir avec Excel vous permettra de bénéficier de toutes les fonctionnalités de ce logiciel.


        Le type de service vendu est associé au rapport des ventes lorsque les données sont envoyées initialement à la comptabilité ou lorsque les modifications sont apportés à la comptabilité. Si vous voulez changer le type de service vendu associé à une entente au rapport des ventes, changez le type de service vendu dans l'entente puis envoyez à la comptabilité ou appliquez les modifications à la comptabilité.

        4.8) Approbation paiements animateurs

        Les informations des assignations ici, dans l'approbation des paiements des animateurs, sont les même que dans les ententes. Modifier une assignation dans l'entente la modifiera toujours ici.
        Pour qu'une assignation soit affichée, le nombre d'heures ne doit pas être nul, et l'entente associée doit avoir une date d'animation.

        Cette page vous permet d'approuver le paiement d'un animateur. Pour ce faire, cochez les assignations à approuver, puis cliquez sur le bouton "Approuver". Vous pouvez sélectionner ou désélectionner toutes les assignations grâce aux deux boutons intitulés "Tous". Cela aura pour effet de transférer ces assignations dans la page suivante de la comptabilité, soit "Paiements animateurs".
        Vous devez fournir un filtre pour afficher des résultats. Pour ce faire, cliquez sur la loupe après avoir sélectionné les options de filtre voulues.
        Cliquer sur le bouton blanc contenant trois points verticaux ouvrira un menu défilant. Vous pourrez alors exporter les assignations affichées dans la page en fichier CSV, ou retirer les assignations sélectionnées.

        4.8.1) Commentaires du gestionnaire et de l'animateur

        Il sera affiché, pour chaque assignation, un champ représentant le commentaire du gestionnaire pour l'animateur. De plus, si l'animateur a écrit un commentaire, il apparaîtra dans un champ non-modifiable. Ce champ n'est pas affiché si l'animateur n'a pas de commentaire.

        4.9) Paiements animateurs

        Les informations des assignations ici, dans les paiements des animateurs, sont les même que dans les ententes. Modifier une assignation dans l'entente la modifiera toujours ici.
        Cette page est une liste de paiements approuvés, groupés par animateurs. Vous ne pouvez pas payer directement un animateur dans cette page. Pour ce faire, naviguer dans les détails en cliquant sur le bouton "Détails".
        Vous pouvez ajouter des animateurs à payer depuis cette page en cliquant sur le bouton bleu "Ajouter des personnes à payer".
        Vous pouvez modifier le mode d'affichage, si vous préférez, pour que les paies soient groupées par représentants associés. Modifier le mode d'affichage le modifiera pour tous les usagers du Héraut de votre compagnie. Le détail pour un animateur, dans ce mode d'affichage, sera seulement lié au représentant voulu.

        4.9.1) Détails

        Dans cette page, vous pourrez voir le détail de la paie, puis payer l'animateur.
        Par défaut, toutes les assignations sont cochées "approuvé", puisqu'elles ont été approuvées. Pour retourner une assignation en approbation lors du paiement, décochez-la. Rafraîchissez aussi la page.
        Pour payer cet animateur, entrez le montant exact du paiement, entrez optionnellement un commentaire, puis appuyez sur le bouton bleu intitulé "Payer". Cela aura pour effet de transférer les assignations payées dans une paie. Vous naviguerez automatiquement dans la page "Afficher paies animateurs", et la nouvelle paie devrait être affichée.
        Avant de payer l'animateur, vous pouvez ajouter des ajustements grâce au bouton bleu intitulé "Ajouter des ajustements". Cela ouvrira une boîte de dialogue, vous pourrez alors renseigner les champs voulus. Contrairement aux assignations, les ajustements ajoutés dans cette page peuvent être modifiés grâce aux icônes de crayon et de "x" encerclé.
        Vous remarquerez qu'il y a un bouton de loupe avec un plus à l'intérieur de la lentille à côté du total des heures des assignations. Ce bouton ouvre une boîte de dialogue affichant les détails de la paie, séparés en modèles de salaires et en ajustements.
        Les modèles sont groupés par nom de salaire, les ajustements par séries identiques d'ajustements des assignations.

        4.10) Afficher paies animateurs

        Les informations des assignations ici, dans l'affichage des paies des animateurs, NE sont PAS les même que dans les ententes. Modifier une assignation dans l'entente NE la modifiera JAMAIS ici.
        Cette page affiche les paies des animateurs, selon un filtre d'année et de mois.
        Depuis cette page, vous pouvez exporter les payes grâce au bouton intitulé "Exporter en CSV", voir le détail d'une paie en cliquant sur "Voir le détail", et envoyer le détail d'une paie en cliquant sur "Envoyer le détail". Ce dernier bouton ouvrira une boîte de dialogue, qui vous permettra de rédiger un courriel à l'animateur.

        5) La page commerce

        Cette page décrit votre entreprise. Pour y accéder, allez voir le menu au-dessus de la page, cliquez sur "Répertoire", puis sur "Commerce".

        6) Liste de diffusion promotionnelle

        Allez voir le menu au-dessus de la page, cliquez sur "Répertoire", puis "Liste de diffusion promotionnelle".

        7) Ajouter des utilisateurs

        Pour ajouter des utilisateurs, allez voir dans la barre de navigation au-dessus de la page. Ouvrez "Répertoire", puis cliquez sur "Utilisateurs".

        8) La page d'options

        Pour accéder à la page des options, cliquez sur l'engrenage en haut en droite. À savoir : certaines options ajoutées dans les onglets "Général" et "Activités" ne peuvent pas être supprimés, car d'anciennes ententes pourraient encore les utiliser. Vous devrez plutôt activer/désactiver ces options en cliquant sur le + / - . Si une option n'a que des x rouges, vous pouvez supprimer les items en toute sécurité. Pour activer une option, cliquez sur le texte qui apparaît en gris ("[Nom de l'activité] (inactifs)").

        8.1) Général

        Ces options définissent les choix de listes déroulantes sur le Héraut.

        8.1.1) Saisons

        Les saisons dans lesquelles les ententes ont lieu. Il n'est pas nécessaire d'ajouter les quatre saisons, juste celles dont vous avez besoin. Possibilité d'ajouter des saisons en anglais, en espagnol, ou dans la langue de votre choix. Ils apparaîtront les ententes multiples dans le menu des animations.

        8.1.2) Types de marché

        Écoles, municipalité, CPE, etc... Apparaît dans les fiches des clients.

        8.1.3) Titre de contact

        8.1.4) Groupes d'âge

        Définit l'âge des participants. Dans les ententes uniques, dans le menu des animations, sous "Animations planifiées", permet de distinguer les groupes selon les plages horaires.

        8.1.5) Produits à vendre

        Pour les ententes contenant des produits. Permet de définir le nom ainsi que le prix de chaque items. Pour ajouter des produits à une entente contenant des produits, allez au menu général de l'entente, puis dans le menu "Produits".

        8.1.6) Types de rôles pour les animateurs

        Assistant, co-responsable, responsable, en formation. Permet d'ajouter plus de rôles aux animateurs dans le menu des animateurs dans une assignation. Son rôle lui est visibles dans ses assignations.

        8.1.7) Modèle de PDF par défaut

        Uniquement pour les pédagogiques...
        Un seul groupe

        • Liste toutes les animations telles que vues dans le menu des animations.
        Groupes simultanés
        • Créé un tableau...
        • Les lignes sont divisées par plage d'heure.
        • Les colonnes sont divisées par groupes.
        • Le champ "Remarques" est placé dans la cellule du tableau correspondant à la plage horaire et au groupe.
        • Permet une visualisation rapide dans les cas où ils y aurait plusieurs animateurs assignés à plusieurs activités.

        8.2) Activités

        Modifie les champs liés aux activités de l'entente et aux types de services des activités. Il y a un type de service général, plus des types de services par activité. En créant une nouvelle activité, il apparaîtra un menu pour ses types de services. Si les options spécifique à une activité sont vides, la liste déroulante ira chercher l'information dans les types de services généraux. Pour définir l'activité et le type de service de l'entente, allez dans sa définition depuis le menu général de l'entente.

        8.2.1) Ajouter une activité

        Cette action aura pour effet d'ajouter un type de service propre à l'activité créée.

        8.2.2) Types de services vendus généraux

        Si l'activité n'a pas de type de service, l'information va être cherchée ici.

        8.2.3) Types de services vendus propres à une activité

        Si l'activité de l'entente possède des items dans ses types de services vendus, ils vont être cherchés ici.

        8.3) Documents PDF

        Cette section permet de modifier les textes qui apparaissent par défaut dans les PDF d'ententes facturées au client. Pour l'instant, vous pouvez modifier les textes de haut et de bas de facture pour les PDF :

        • De soumission
        • De confirmation de réservation
        • De bon de livraison
        • De facture
        • D'état de compte

        8.4) Notes

        8.4.1) Notes pour les parents

        8.4.2) Note pour les PDF de facture et d'état de compte

        Le texte entré dans ce champ va apparaître en dessous de "Merci de votre confiance" dans les PDF de facture et de livraison.

        8.4.3) Notes de bas de page

        8.5) Calendrier

        8.6) Modèles salariaux

        Si vous avez acheté le module, les modèles salariaux permettent la personnalisation des salaires pour les animateurs. Cela accélère le processus d'assignation des animateurs. Vous pouvez assigner des salaires par défaut aux animateurs dans Répertoire/Animateurs dans les détails de l'animateur. Vous pouvez aussi attribuer des modèles à l'assignation des animateurs dans "Détail du salaire".

        8.6.1) Ajouter des modèles

        Pour ajouter des salaires, allez dans la pages des options, sous "Modèles salariaux". Cliquez sur "Ajouter une ligne". Identifiez le modèle par un nom unique, puis entrez les informations du salaire. N'oubliez pas de sauvegarder les modifications.

        8.6.2) Modifier un modèle

        Ceci modifiera le modèle, mais les salaires des animations antérieures ne seront pas modifiées. Si un animateurs a le modèle modifié par défaut, ces modifications prendront effet à sa prochaine assignation.

        8.6.3) Supprimer un modèle

        Suite à cette action, les animateurs ayant ce modèle par défaut n'auront plus de salaire à leur création.

        8.7) Modèles de courriel

        Ce module vous permet de personnaliser vos courriels, en vous permettant d'utiliser les données des ententes. Il permet aussi d'afficher ou non des blocs de texte selon l'état de l'entente. Ex: Unique/Multiple, Avec solde/Sans solde.


        Les courriels personnalisables sont : Soumission, Confirmation de réservation, Bon de livraison, Facture, État de compte, Fiche d'essai gratuit, Fiche d'inscription, Liste des présences, Liste d'essais gratuits, Rappel de début de session.

        8.8) Pour votre intérêt

        Pourquoi des options actives/inactives? Auparavant, les identifiants étaient gérés manuellement et séparés par des "=". Ex: idActivite1=Mon activité. Tout était des champs textes, les options étaient séparés par lignes. Certains avaient des identifiants, d'autres non. Maintenant, le système le gère automatiquement.

        9) Estimation des ventes

        Visible depuis l'accueil, l'estimation des ventes permet de visualiser rapidement les profits de toutes les ententes des trois dernières années. Les détails sont accessibles en cliquant sur le bouton situé en bas à droite du panneau. Les détails n'afficheront que les années et les mois auxquels des ententes se déroulent (la première date des ententes multiples est prise en compte pour situer l'entente dans le temps). Si une entente n'a pas de date d'animation, elle apparaîtra en bas de la liste sous "Sans date d'animation". Depuis peu, il est désormais possible de connaître le nombre d'ententes qui se sont déroulées.

        10) Module d'interaction client

        Les points ci-dessous portent sur le module d'interaction avec le client. Ce module permet de suivre l'état de l'envoi des documents au client.

        10.1) Vue du gestionnaire

        Le gestionnaire peut voir l'état de l'envoi des documents à deux endroits : dans le menu général de l'entente, grâce à une pastille de couleur, et dans le menu des documents. Les documents pouvant être suivis sont :

        • La soumission
        • La confirmation de réservation
        • Le bon de livraison
        • La facture
        • L'état de compte
        • La fiche d'inscription
        • La fiche d'essai gratuit
        • La liste de présences
        • La liste d'essai gratuit

        Vous retrouverez dans le menu des documents une liste des documents avec pour chacun :
        • Un lien copiable vers la vue du client pour accepter/confirmer le document.
        • Une liste déroulante pour changer l'état du document.
        • Un bouton pour envoyer un courriel.
        • Un historique des modifications de ce document.

        10.2) Envoi de courriel avec lien de confirmation

        Si vous avez acheté le module "Interaction client", vous retrouverez par défaut un lien vers la confirmation du document dans le message du courriel. Si vous avez le module de courriels personnalisables, vous pourrez ajouter la balise correspondante où bon vous semble. Une fois le courriel envoyé, l'état du document changera à "En attente de réponse" (jaune), et ce, même si l'état du document est "Confirmé".

        10.3) Vue du client

        En suivant le lien vers la confirmation, le client arrivera sur une page où il peut confirmer la réception du document ou, dans le cas d'une soumission, d'une confirmation de réservation ou d'un bon de livraison, l'accepter. Le représentant de l'entente y sera affiché, avec ses coordonnées. Enfin, une version du PDF intégrée à la page sera visible par le client. Le client doit attendre que le PDF soit chargé avant de pouvoir accepter ou confirmer le document.


        La vue du client n'est pas supportée sur Internet Explorer. Si des clients rapportent des problèmes avec la confirmation des documents, demandez-leur quel navigateur ils utilisent. S'ils utilisent Internet Explorer, dites leur qu'on n'est plus en 1995.

        11) Gestion des ententes

        Cette page est accessible depuis le menu au-dessus de cette page dans Ententes/Gestion des ententes.
        Elle vous permet de rechercher des ententes selon plus de critères que la liste des ententes. De plus, vous pouvez grouper plusieurs ententes en un seul PDF. La liste reprend les mêmes fonctionnalités de tri et de sélection que la page de gestion des participants.

        12) Forum


        Qu'est-ce que le forum? À la différence de la FAQ et du guide utilisateur, vous pouvez y ajouter des éléments de façon anonyme, et ainsi contribuer à faire du Héraut un meilleur outil. Si vous avez une question ou un sujet en tête, et que vous croyez qu'il pourrait aider d'autres utilisateurs, vous pouvez le poser ici. Vous pouvez aussi créer des éléments de façon privée, dans le but de prendre des notes sur votre façon d'utiliser le Héraut dans votre compagnie.

        Ceci constitue un service sans support de la part de l'équipe du Héraut.